客付仲介の物件確認（物確）前に行う掲載状況チェック — 掲載停止の見落としを防ぐ

業者間サイトで確認した物件の価格変更や掲載停止に気づかず、成約済み物件や旧価格のまま案内してしまった経験のある客付仲介の担当者向けの記事です。結論として、見落としは注意力の問題ではなく仕組みの問題であり、「確認頻度の固定」「担当分界の明確化」「確認記録の一元化」の3点で大きく減らせます。件数が多い場合は自動検知という選択肢もあります。

なお、「物件確認（物確）」とは、客付仲介会社が元付会社・管理会社に電話などで空室・申込状況を確認する行為を指します。「物確システム」として検索で見つかるサービスの多くは、その電話を受ける元付側の応対を自動化するものです。本記事が扱うのはどちらでもなく、物確の電話や案内の前に、客付側が業者間サイト上の掲載継続・価格変更・掲載停止を確認しておく業務です。掲載状況を事前に確認しておくと、掲載が止まった物件への無駄な物確の電話や、旧条件のままの案内を減らせます。

見落としが起きる3つの構造

見落としは担当者の不注意ではなく、確認業務の構造から生まれます。原因を構造で捉えると対策が決まります。

1. 確認対象が多い — 追跡中の物件が担当者ごとに数十件あり、全件を目視で回りきれない。
2. 変更は不定期に起きる — 価格変更や掲載停止はいつ起きるか分からないため、確認した直後に変わることもある。
3. 担当者の記憶に依存している — 「前回いくらだったか」「いつ確認したか」が記録されておらず、変化に気づけない。

見落としのコスト — なぜ仕組み化する価値があるのか

成約済み物件の案内や旧価格の提示は、その1件の失注では終わりません。お客様からは「情報が古い会社」と見え、以後の提案全体の信頼を下げます。社内でも、言った言わないの確認ややり直しの往復が発生します。確認業務の仕組み化は、この信頼コストへの投資と考えるのが実務的です。

仕組み化の基本 — 頻度・分担・記録を固定する

次のチェックリストは、手動運用でもツール導入後でもそのまま使えます。

• 頻度: 案内予定の物件は案内直前に必ず確認する（物件確認の電話をかける前の掲載状況チェックを含む）。追跡物件は動きの速さで頻度を分ける（毎営業日／週次）
• 分担: 物件ごとに確認の主担当を決める。休暇時の副担当・引き継ぎ方法も決めておく
• 記録: 「いつ・誰が・何を確認したか」と「前回の価格・掲載状態」を物件単位で残す
• 連絡: 変更を見つけたときの共有先（担当者・チーム）と伝え方を決めておく
• 棚卸し: 追跡リストを定期的に見直し、追う必要のなくなった物件を外す（対象を増やしすぎない）

判断表 — 手動巡回・台帳管理・自動検知の向き不向き

失敗例に学ぶ — 仕組みが壊れるパターン

• 「気づいた人がやる」運用 — 全員の担当は誰の担当でもない。物件ごとの主担当を決めていないと、確認は必ず抜ける。
• 休暇時の空白 — 担当者が休んだ数日の間に掲載停止が起きていた。副担当と引き継ぎリストを決めておく。
• 確認記録がない — 「確認したはず」が証明できず、同じ物件を何度も確認する。記録が残る仕組みに変える。

件数が多い場合 — 自動検知という選択肢

AutoGatherHub は、業者間サイトから保存した物件の価格変更・条件差分を再収集時に検知し、登録した注目物件は再チェックで掲載有無を確認して、変更履歴として物件単位で記録します。「前回いくらだったか」「いつ掲載停止を確認したか」を記憶に頼らず追える状態になるため、上記チェックリストの「記録」のうち、価格・条件の変更履歴と掲載有無・掲載停止の確認時刻を自動で残せます（条件変更の確認を含む掲載停止再チェックはスタンダードプランの機能です）。なお、AutoGatherHub は元付会社側の物件確認（物確）への電話応答を代行するサービスではありません。客付側で保存した物件の掲載状況や条件変更を確認し、記録を残すための機能を提供します。詳細は料金ページをご覧ください。

参考・出典

• 本記事は、株式会社レックアイが AutoGatherHub の変更検知・掲載停止検知機能の開発・提供を通じて得た実務知見（自社一次情報）に基づいています。
• 確認した物件情報の一覧化・データ化は関連記事「販売図面（マイソク）をOCR・AIでデータ化する方法」を参照してください。

よくある質問